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Below is some practical information relating to the CSM Annual Conference 2025. Please don’t hesitate to email me at shannon.mcsheffrey@concordia.ca if there is anything else you need to know.

ARRIVALS (ACCOMMODATION AND PARKING) || CONFERENCE SESSIONS (INCL. AV) || WIFI || FOOD

Arrivals

For those staying in the St Jerome’s residence:

Guests staying in residence are welcome to check in at the Sweeney Hall Reception Desk (labelled “Main Entry” on the SJU Campus Map attached) on Sunday, June 8th between 6pm-8pm or Monday to Wednesday between 8:30am-4:30pm.

Guests will be provided with a room key and any parking passes purchased at the time of registration.

If guests anticipate arriving on campus outside of the registration period on Sunday, or outside of business hours on Monday or Tuesday, they should email sjuconference@uwaterloo.ca to request alternate arrangements. Please provide details of your arrival date and time with this request.

Shower and Toilet Facilities: there are “male” and “female” communal toilet and shower facilities; we will also designate two individual toilet/shower rooms as all-gender facilities (they will be marked with signs).

On-Site Support

Business Hours: Mon-Fri 8:30am to 4:30pm: Please contact the Sweeney Hall Reception Desk staff

After Hours & Weekends: Please call our on-call residence dons at 519-884-8111 x 28331. Non-urgent issues will be addressed during business hours by professional staff.

Departure

Check-out time is 6:00pm on the final day of a guest’s registration.

Guests should deposit room keys in the key drop box in the elevator lobby on the main floor of the residence building. Guests will be charged $100 for any unreturned room key.

For those staying off campus who have pre-paid for parking

Proceed to the Sweeney Hall Main Reception Desk (open 8:30-4:30), where you will be given a paper parking pass for Lot B.

If you did not prepay for parking, you can use one of the pay parking lots on the Waterloo campus.

For all others

Proceed to the CSM registration table in the Atrium of SJ2-Academic Centre (see the map attached) for your registration package. We will be open from Monday at 9am.

This package will contain lunch tickets you purchased; the conference program; and campus maps and the like.

Conference Sessions

Most of our sessions will be held in two rooms in the St Jerome’s Academic Centre (SJ2) and the coffee breaks will be nearby. There is an all-gender toilet on the ground floor of SJ2, next to the single-sex facilities.

The rooms we are using for sessions are equipped with computers and projectors, from which presenters will be able to show digital presentations.

 Please bring any presentation file on a standard USB drive; arrive 10 minutes early to ensure we have time to upload and test it. If you use a Mac with a USB-C port, try to bring a converter (dongle) if you have one to transfer to the standard USB drive; if you don’t have a dongle, ask to borrow one (we will bring some extras).

Wifi

The University of Waterloo is part of the Eduroam network, so if your institution is also, you will be able to use eduroam wifi while you’re on campus. You can also use the Guest access on the Waterloo network: click here for instructions.

Food

If you bought lunch tickets with your registration, you will dine in the  Servery, located in Douglas R. Letson Community Centre (Building 3).

The Servery features all-you-can-eat cafeteria-style dining, with a set price for each meal. It is also open for breakfast and dinner, 7 days a week; see the hours at the link above. If you did not buy the lunch tickets in advance, you can buy them at the Servery.

Other options on the St Jerome’s campus for food can be found at the link above; or for all the options on the University of Waterloo campus, see here.

Chers médiévistes canadiens,

Vous trouverez ci-dessous des informations pratiques relatives à la Conférence annuelle 2025 de la SCM. N'hésitez pas à m'envoyer un courriel, shannon.mcsheffrey@concordia.ca, si vous avez besoin d'autres informations.

ARRIVÉES (HÉBERGEMENT & STATIONNEMENT) || SESSIONS DE  CONFERENCE  (INCL. AV) || WIFI || RESTAURATION

Arrivées

Pour ceux ou celles qui logent dans la résidence St Jerome :

Les personnes séjournant en résidence sont invitées à se présenter à la réception du Sweeney Hall (étiqueté « Main Entry » sur le plan du campus de l'université Saint-Jérôme attaché) le dimanche 8 juin entre 18h00 et 20h00 ou du lundi au mercredi entre 8h30 et 16h30.

Les invités se verront remettre une clé de chambre et toute carte de stationnement achetée au moment de l'inscription.

Si les visiteurs prévoient d'arriver sur le campus en dehors de la période d'inscription le dimanche, ou en dehors des heures d'ouverture le lundi ou le mardi, ils doivent envoyer un courriel à sjuconference@uwaterloo.ca pour demander d'autres arrangements. Veuillez préciser la date et l'heure de votre arrivée.

Douches et toilettes : il existe des toilettes et des douches communes « masculines » et « féminines » ; nous désignerons également deux salles de toilettes/douches individuelles comme douches/toilettes inclusives (elles seront signalées par des panneaux).

Assistance sur place

Heures d'ouverture : Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Veuillez contacter le personnel de la réception du Sweeney Hall

Après les heures de bureau et les week-ends

Veuillez appeler nos conseillers en résidence au 519-884-8111 x 28331. Les problèmes non urgents seront traités pendant les heures d'ouverture par le personnel professionnel.

Départ

L'heure de départ est fixée à 18h00 le dernier jour de l'inscription.

Les visiteurs doivent déposer les clés de leur chambre dans la boîte à clés située dans le hall de l'ascenseur, au rez-de-chaussée du bâtiment de la résidence. Toute clé de chambre non restituée sera facturée 100 dollars.

Pour toute personne séjournant hors du campus et ayant payé son stationnement

Rendez-vous à la réception principale de Sweeney Hall (ouverte de 8h30 à 16h30), où l'on vous remettra une carte de stationnement papier pour le parc B.

Si vous n'avez pas payé votre stationnement à l'avance, vous pouvez utiliser l'un des parcs de stationnement payants du campus de Waterloo.

Pour les autres, toutes et tous

Rendez-vous à la table d'inscription du SCM dans l'Atrium de SJ2-Academic Centre (voir le plan attaché) pour obtenir votre dossier d'inscription. Nous serons ouverts à partir de lundi à 9 heures.

Ce dossier contiendra les tickets de déjeuner que vous avez achetés, le programme de la conférence, les plans du campus, etc.

Sessions de la conférence

La plupart de nos sessions se tiendront dans deux salles du St Jerome's Academic Centre (SJ2) et les pauses-café se tiendront à proximité. Des toilettes inclusives se trouvent au rez-de-chaussée du SJ2.

Les salles utilisées pour les sessions sont équipées d'ordinateurs et de projecteurs, à partir desquels les intervenants pourront présenter des exposés numériques.

Veuillez apporter tout fichier de présentation sur une clé USB standard ; arrivez 10 minutes à l'avance pour que nous ayons le temps de le télécharger et de le tester. Si vous utilisez un Mac avec un port USB-C, essayez d'apporter un convertisseur (dongle) si vous en avez un pour transférer sur la clé USB standard ; si vous n'avez pas de dongle, demandez à en emprunter un (nous en apporterons quelques uns en plus).

Wifi

L'Université de Waterloo fait partie du réseau Eduroam, donc si votre institution en fait partie, vous pourrez utiliser le wifi eduroam lorsque vous serez sur le campus. Vous pouvez également utiliser l'accès invité sur le réseau de Waterloo : cliquez ici pour les instructions.

Restauration

Si vous avez acheté des tickets de déjeuner lors de votre inscription, vous pourrez manger au Servery, situé dans le Douglas R. Letson Community Centre (bâtiment 3).

Le Servery propose des repas à volonté de type cafétéria, avec un prix fixe pour chaque repas. Elle est également ouverte pour le petit-déjeuner et le dîner, 7 jours sur 7 ; voir les horaires sur le lien ci-dessus. Si vous n'avez pas acheté vos tickets de déjeuner à l'avance, vous pouvez les acheter au Servery.

D'autres options de restauration sur le campus de St Jerome sont disponibles sur le lien ci-dessus ; ou pour toutes les options sur le campus de l'Université de Waterloo, voir ici.